1 はじめに
昨今、AIの活用や業務のDX化等が議論されるようになり、あらゆる業種において、IT化が進んでいます。例えば、弊所も開設当初は、依頼者の方の情報等を紙媒体で管理、保管していましたが、現在は、電子化しております。
IT化は非常に便利ですが、一方でハッキング等による情報の漏洩リスクがあるため、情報管理の徹底が必須となります。今回は、弊所の情報セキュリティー対策についてご紹介させていただきます。
2 ITチームの存在
弊所では、社内にIT専門の技術者が在籍しており、常に最新の技術を業務へ取り入れられる環境が整備されています。また、士業とITチームが気軽に協議できる関係にあるため、士業が最新の技術を適切に業務へ利用することができます。
3 依頼者様データへのアクセス制限等
依頼者様のデータは、クラウド上で管理しておりますが、同データへは、特定のパソコンからしかアクセスできない仕様になっております。また、特定のパソコンからアクセスする場合にも2段階認証が必要となります。さらに、同データへアクセスし、事件記録等を閲覧する際には、別途IDとパスワードが必要になります。
4 依頼者様とのデータ共有方法について
弊所では、令和6年7月頃、クラウドを利用して依頼者様とデータ共有をする方法を採用しました。依頼者様専用のフォルダを作成し、専用のパスワードを設定したうえで、当該フォルダ内にて資料等を共有しております。従前は、郵送やメールに添付いただく形で資料等をご送付いただいておりましたが、専用フォルダを用いた共有方法の採用によって、大容量のデータであっても、瞬時に共有することが可能となりました。また、情報漏洩の危険性もより低くなったかと存じます。
もっとも、依頼者様からご希望があれば、従前どおり、メールや郵送での共有も実施しております。技術はあくまで依頼者様との円満な関係を構築、継続するための手段であるため、依頼者様のご希望にそった選択肢が複数準備できるよう、日々努力を重ねております。
5 おわりに
余談ですが、岡崎事務所の入り口付近にひまわりの造花を設置しました。ひまわりは、正義と自由の象徴として弁護士バッチ（記章）にも描かれており、弁護士を象徴する花です（日本弁護士連合会HP参照）。初心を忘れることなく、ひまわりのように上を向いて、より、地域の皆様に安心してご利用いただけるよう、日々精進してまいります。
